Wie wird ein Projekt zum Erfolg – Von der Planung bis zur Bewertung

Der Begriff „Projekt“ wird in den letzten Jahren für alle möglichen Situationen verwendet. Vielleicht waren Sie mal in einem Band-Projekt und haben gemeinsam Musik gemacht? Vielleicht haben Sie ein aufwändiges Referat oder einen Vortrag auch schon mal ein Projekt genannt? Klar ist, im beruflichen Kontext sind Sie immer wieder mit Projekten konfrontiert. Doch was zeichnet ein erfolgreiches Projekt eigentlich aus und worauf sollten Sie achten, wenn Sie Teil eines Projektes sind? Wir verraten es Ihnen.

Was ist ein Projekt?

Intuitiv wissen wir alle irgendwie, was ein Projekt ist. Doch wie lässt sich dieser Begriff genauer fassen? Drei Aspekte lassen sich hier festhalten:

• Zielgerichtetes, einmaliges Vorgehen
• Besteht aus abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten
• Berücksichtigt Vorgaben wie Zeit, Ressourcen, Qualität

Anders formuliert: Ein Projekt ist nichts, was in dieser Form regelmäßig passiert. Wenn Sie etwas regelmäßig alle paar Tage tun müssen, handelt es sich einfach um eine Aufgabe. Außerdem gibt es klare Tätigkeiten, die für das Projekt erledigt werden müssen. Wer was tut, ist vorher abgesprochen. Und es gibt eine Zielsetzung. Wie lange dauert das Projekt, welche Mittel stehen zur Verfügung und was soll erreicht werden?

Die Phasen eines Projekts

Ein Projekt durchläuft verschiedene Phasen, die relativ klar voneinander getrennt sind:

• Vorbereitung: Hier geht es um erste Ideen und das grundsätzliche Vorhaben, dieses Projekt anzugehen. Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Planung: Jetzt geht es an die konkrete Planung. Wer ist am Projekt beteiligt? Welche Ressourcen (also Geld, Material etc.) stehen zur Verfügung und welcher zeitliche Rahmen ist geplant.
• Start: Es klingt banal, aber der Start ist eine eigene Phase. Oft kommt es hier zu einem sogenannten Kick Off-Meeting, also eine gemeinsame Veranstaltung, bei der der Start offiziell verkündet wird und die ersten Besprechungen stattfinden. Ein solcher Startschuss ist vor allem mental wichtig, damit alle wissen: Jetzt geht es los!
• Durchführung: Alles was besprochen und vorbereitet wurde, muss jetzt in die Tat umgesetzt werden. Aufgaben sind zu erledigen, Ergebnisse zu erarbeiten, Absprachen zu treffen.
• Abschluss: Ist das Projekt abgeschlossen, werden die Ergebnisse präsentiert – oft in Form eines Abschlussberichtes. Außerdem sollte eine Auswertung stattfinden. Was lief gut, was lief nicht so gut?

Rollen in Projekten

Projekte haben nicht nur verschiedene Phasen, es gibt auch verschiedene Rollen.

• Auftraggeber: Natürlich braucht es eine Art Auftraggeber. Selbst bei einem Referat in der Schule, ist das eben der*die Lehrer*in. Im Unternehmen ist es eher ein*e Vorgesetzte*r. Dieser Person werden in der Regel die Ergebnisse präsentiert.
• Projektleiter*in: In jedem Projekt gibt es jemanden, der die Leitung übernimmt, Aufgaben verteilt, Zwischenergebnisse einsieht und eventuell Anpassungen vornimmt.
• Teammitglieder: Alle am Projekt beteiligten lassen sich als Teammitglieder beschreiben. Innerhalb der Teammitglieder kann es wieder untergeordnete Rollen geben.
• Externe Partner*innen: Natürlich kann es auch noch externe Unterstützung geben, an die Teilbereiche des Projektes ausgelagert werden oder die lediglich beratend eingreifen.

Neben den Rollen gibt es auch noch Verantwortlichkeiten. Diese lassen sich mit dem R A C I Prinzip beschreiben. Das RACI-Prinzip ist ein Tool, das in der Projektmanagementpraxis verwendet wird, um Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts zu definieren. „RACI“ steht für:

• Responsible (Verantwortlich): Die Person oder Personen, die für die Durchführung einer Aufgabe verantwortlich sind.
• Accountable (Zuständig): Die Person, die letztendlich für die Ergebnisse einer Aufgabe oder Entscheidung verantwortlich ist. Es gibt normalerweise nur eine zuständige Person pro Aufgabe oder Entscheidung.
• Consulted (Konsultiert): Personen, die für Feedback oder Input konsultiert werden sollten, bevor eine Entscheidung getroffen oder eine Aufgabe ausgeführt wird.
• Informed (Informiert): Personen, die über den Fortschritt oder die Ergebnisse informiert werden müssen, aber keine direkte Verantwortung oder Beteiligung an der Aufgabe haben.

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden. Bei der agilen Planung geht es darum, Arbeit in kleine Teile aufzuteilen und regelmäßig zu liefern, anstatt alles auf einmal zu machen. Diese Teilaspekte gehören zu einem agilen Vorgehen.

• Aufgabenliste (Backlog): Das ist wie eine To-Do-Liste für das Team. Es sind alle Dinge drauf, die gemacht werden müssen, und sie werden nach Wichtigkeit sortiert.
• Sprints: Das sind kurze Zeiträume, in denen das Team arbeitet, um bestimmte Aufgaben von der Liste zu erledigen. Es ist wie ein Wettrennen, um ein kleines Ziel zu erreichen.
• Stück für Stück (Produkt Inkrement): Nach jedem Sprint wird etwas Neues fertig. Es ist wie ein Puzzle; nach jedem Sprint fügt das Team ein neues Teil zum Gesamtbild hinzu.

Die Idee ist, ständig kleine Verbesserungen vorzunehmen, indem man in kurzen Zeiträumen arbeitet und nach jedem Schritt etwas Neues liefert. So kann das Team flexibel sein und sich leichter an Veränderungen anpassen.

Kommunikation im Projektmanagement

Ein Projekt findet in der Regel im Team statt. Und wo viele Menschen zusammenarbeiten, da geht es auch immer, um die richtige Kommunikation. Die Frage, wie Kommunikation gelingen kann, beginnt schon bei den Kommunikationsmitteln. Schließlich stehen in der Regel von digitalen Mitteln über das Telefonieren bis zum persönlichen Austausch von Angesicht zu Angesicht viele Möglichkeiten zur Verfügung. Wichtig ist es, vorher festzulegen, wo kommuniziert wird und vor allem wo wichtige Informationen festgehalten werden.

Gibt es einen gemeinsamen Mailverteiler? Oder werden Dateien in einem Dropbox-System verfügbar gemacht? Wie oft gibt es Meetings? Und wie werden die Ergebnisse des Meetings festgehalten?

Es ist ein ganz entscheidender Aspekt, dass alle Beteiligten alle wichtigen Informationen erhalten und auf alle relevanten Dateien zugreifen können. Ist das nicht gegeben, kommt es schnell zu Missverständnissen und Verzögerungen im Projekt.

Gerade Teammeeting sind ein alltäglicher Teil von Projekten. Folgende Dinge sollten dabei immer im Fokus stehen:

• Wie ist die grundsätzliche Stimmung? Fühlen sich alle wohl oder ist jemand überfordert mit den Aufgaben?
• Was wurde bisher geschafft?
• Was wird konkret heute erledigt?
• Welche Hindernisse gibt es und wie lassen sich diese vielleicht sogar im Vorfeld beseitigen?
• Gibt es Anpassungsbedarf? Braucht ein Team mehr Ressourcen, mehr Teammitglieder etc.?

Die Projektbewertung

Ist ein Projekt abgeschlossen, muss bewertet werden, was gut und was weniger gut lief. Dafür gibt es die 4 Ls. Diese stellen eine strukturierte Möglichkeit für Teams dar, vergangene Projekte zu reflektieren und dabei sowohl positive Aspekte als auch Bereiche zur Verbesserung festzuhalten.

• Liked (Gefallen): Hier reflektiert das Team über die Dinge, die ihnen im Projekt besonders gut gefallen haben. Das können erfolgreiche Prozesse, gelöste Probleme oder eine positive Zusammenarbeit sein.
• Learned (Gelernt): Dieser Punkt bezieht sich auf die Lektionen, die das Team aus dem Projekt gelernt hat.
• Longed for (Gewünscht): Hier denkt das Team darüber nach, was nicht umgesetzt wurde. Es geht um unerfüllte Wünsche oder Möglichkeiten zur Verbesserung.
• Lacked (Fehlendes): Dieser Aspekt konzentriert sich auf die Ressourcen, Tools oder Unterstützung, die im Projekt gefehlt haben.